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Cavalier Festival 2018 雨天中止の経緯とご返金の対応につきまして

この度は、2018/10/27(土)に開催予定だったキャバリアフェスティバル2018へ参加の予定だった皆様へ、当日の運営方針が2転3転した経緯について順にご説明させていただきます。

1.  キャバリアフェスの企画時に、他のイベントの雨天・荒天中止条件を参考にし、48時間前の天気予報で決定する事にしました。

2. 十日前から二日までの天気予報では、12:00-15:00の時間が少雨(降水量1mm)でしたのでほぼ問題ないと判断し、開催決定しました。

3. イベント前日、朝の天気予報は少雨の時間帯が少し早まった程度で引き続き弱雨でした。設営が終わり宿に戻って天気予報を確認すると、当日の3-6時の天気が強雨となってました。準備前に雨が上がると希望的観測で判断してしまいました。(今思えばこの時点で中止時の対応を決めておけば、当日は皆様にご迷惑をおかけすることを軽減できたのかと思っています)

4. 5時に起床した時点で茂原は豪雨でした。それでも天気予報を確認し、すぐに雨も上がるだろうと考え、開催することを前提に会場に向かいました。6時過ぎに着いた時点で会場は準備できる状況ではなく、待機して待っていましたが、8:00頃(少し記憶が曖昧ですが)でも断続的に豪雨が続いたままだったので、この時点で施設の方と相談し、安全を考え当日中止を決定しました。

5. 中止決定後、まず向かっているバスに連絡し、参加者へのメールを作成、出展者へ告知、駐車場に既に到着されている方へ開催中止の連絡の伝えて回りました。その時点でかなりの方が既に来られており、続々と参加者の来場が続いていました。このような状況の中、この日の為に準備してきた出展者と、豪雨の中せっかくご来場された方にせめて物販だけでも楽しんでいただけるよう準備を始めました。

6. その後、天候は急速に回復していきました。10:30頃には芝生に入れるぐらいまで回復し、物販エリアには人が溢れてましたので、芝生で遊ばせた方が犬達も喜ぶと思い、会場に入れる判断をしました。またキッチンカーには当日のランチチケット購入人数分のご飯を用意していただいていたので、中止により破棄されるぐらいなら皆様に召し上がってもらおうと考え、ランチチケットのご利用も開始しました。

7. 昼前にはほぼ準備していたイベントを行える状況になり、来場者も500人を超えていたので、今から行えるイベントは全て行おうとしたのですが、既に帰宅されたかたを考えるとそうもいかず、せめて撮影会だけご参加いただきご帰宅いただこうという判断をしました。

以上が、当日の皆様へのご対応が2転3転した経緯になります。ご不便をかけしましたことお詫び申し上げます。

ご返金につきましては、当日の開催中止決定が開催直前になり、中止のご連絡に手間取ってしまい、ご来場しなかった人とご来場した人、ランチチケットをご利用いただいた方とそうでない方、楽しめた人と楽しめなかった人など来場者の方によって全く違う納得度になってしまいました。結果、”全額返金を要望される方”と、”楽しむことが出来たので返金は結構ですという方”まで幅広いご意見をいただいており、すべてを次回入場無料扱いにするのは難しく、ひとまずご返金での対応とさせていただだきます。ご返金率についてはご来場いただけなかった方を一律80%返金、ご来場いただいた方は20~80%とさせていただきました。
併せて次回開催時への繰越ですが、今回の予約数(700名)+キャンセル待ち数を合わせますと、人数を制限しない限り同じ会場での開催は難しく、結果諸条件が変わってしまうため、ご予約者全員の一部返金対応とさせていただきました。当初は次回繰越無料と80%ご返金と選べるようにご説明させていただいていたにもかかわらずこのような方法となってしまったことをお詫び申し上げます。

今後のイベント開催についてですが
イベントの規模が今回以上の人数と頭数になると、雨天時にも開催できる会場を現実的な予算で押さえるのは難しく、屋外開催で天候に左右されるのは避けられそうにありません。今後はある程度の雨天(荒天は別ですが)でも行えるように参加者・主催者含め準備をしていく必要があると思います。
また、開催決定・中止の判断ですが、48時間前の天気予報では判断できないことが分かりましたので、次回以降は当日雨天の場合は中止の可能性有の項目を追加させていただきます。

再度、皆様にご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございませんでした。